Privacy -en cookie­verklaring

Hieronder vind je de privacyverklaringen van Xpect013. Eerst de privacyverklaring van de kinderopvang, gevolgd door de privacyverklaring van het onderwijs. Daaronder staat onze gezamenlijke cookieverklaring.

Privacyverklaring Xpect013 B.V. (kinderopvang)

We vinden jouw privacy én die van je kind(eren) erg belangrijk. We zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die je met ons deelt zorgvuldig worden behandeld, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring lichten we graag toe hoe we dat doen.

Xpect013 B.V., gevestigd aan Ringbaan-Oost 240, 5018 HC Tilburg, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Heb je hier vragen over, dan helpen we je graag! Je kunt ons bereiken via [email protected]

Gegevens die wij verwerken

Wij verwerken je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door een formulier in te vullen op onze website.

Overal waar we in zijn algemeenheid spreken over ‘je/jouw persoonsgegevens’ bedoelen we jouw persoonsgegevens als (geïnteresseerde) ouder/verzorger en/of die van je kind(eren).

Hieronder geven we aan welke gegevens we verwerken.
 

Invullen contactformulier

De volgende gegevens worden verwerkt zodra het contactformulier op onze website wordt ingevuld. Deze gegevens worden vastgelegd om contact op te kunnen nemen, en komen direct terecht bij de directeur van de kinderopvanglocatie die is gekozen:

  • Voor- en achternaam
  • Vraag of opmerking
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer (indien ingevuld)
     

Invullen aanvraagformulier rondleiding

De volgende gegevens worden verwerkt zodra het aanvraagformulier voor een rondleiding op onze website wordt ingevuld. Deze gegevens worden vastgelegd om contact op te kunnen nemen en komen direct terecht bij de directeur van de kinderopvanglocatie die is gekozen:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Opmerkingen (indien ingevuld)


Bij een bezoek aan onze website verwerken wij de volgende gegevens van alle bezoekers:

  • Locatiegegevens
  • Gegevens over jouw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaat type

Wil je niet dat deze analytische gegevens worden verzameld, maak dan gebruik van de Google Analytics Opt-out Browser Add-on.


Aanmelding

De volgende gegevens worden verwerkt zodra een ouder het aanmeldformulier voor kinderopvang invult. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst voor het opvangen van de kinderen van betreffende ouder(s) op één van onze kinderopvanglocaties.

Ouder(s)/verzorger(s)

  • Voor- en achternaam
  • Voorletters
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Burgerservicenummer
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Relatie tot het kind     
  • Of de ouder/verzorger werkt/een opleiding of inburgeringstraject volgt/een traject volgt/niet werkt
  • Inkomstengegevens, voor zover nodig ter bepaling hoogte ouderbijdrage


Kind

  • Voor- en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum (of uitgerekende datum)
  • Burgerservicenummer tenzij:
    • u geen recht hebt op gemeentelijke subsidie én kinderopvangtoeslag;
    • u wel recht hebt op gemeentelijke subsidie, maar de subsidieregeling niet expliciet de verwerking van het BSN van het kind door de kinderopvangorganisatie toestaat
  • Soort opvang
  • Dagdelen waarop opvang gewenst is
  • Of het kind extra (medische) zorg nodig heeft die van invloed is op de opvang
  • Basisschool kind (enkel bij aanmelding buitenschoolse opvang)
  • Gewenste ingangsdatum contract
  • Gewenst type contract
  • Locatie van opvang
  • Evt. extra opmerkingen

Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk om onze werkzaamheden uit te kunnen voeren en aan de wet te voldoen. Wij houden hierbij rekening met de wettelijke regelgeving omtrent bewaartermijnen van onder andere de Belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).


Overeenkomst

Zodra een kind bij een van onze locaties is aangemeld en ouders ook daadwerkelijk kiezen voor plaatsing van hun kind, verwerken wij nog extra gegevens naast de informatie die door de ouder(s) is opgegeven op het aanmeldformulier. Het gaat hier om (minimaal) de volgende gegevens:

  • bankrekeningnummer ouders (slechts indien ouders opdracht geven voor automatische incasso).


Opvang

Gedurende de plaatsing van het kind houden we een papieren en/of digitaal dossier bij, wat (naast bovengenoemde persoonsgegevens) onder meer de volgende gegevens bevat:

  • Medische gegevens (indien noodzakelijk)
  • Gegevens omtrent de ontwikkeling van het kind
     
Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken

Wij verwerken alleen persoonsgegevens om onze taken uit te kunnen oefenen. Onderstaand volgen de hoofdzakelijke doelen waarvoor wij persoonsgegevens verwerken. Achter ieder doel staat welke wettelijke verwerkingsgrondslag van toepassing is uit de AVG:

  • we delen noodzakelijke gegevens met onze kinderopvanglocaties om uitvoering te geven aan de (eventueel nog te sluiten) plaatsingsovereenkomst (noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst);
  • om je te kunnen bellen, e-mailen of berichten te versturen via het ouderportaal indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren (noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst);
  • om je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten (gerechtvaardigd belang);
  • om ervoor te zorgen dat je relevante informatie krijgt over de (mogelijk toekomstige) kinderopvang van je kind(eren) (noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst);
  • om ervoor te zorgen dat de administratieve verwerking van de kinderopvang van je kind(eren) goed georganiseerd is (noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst);
  • het afhandelen van jouw aanmelding en/of betaling (noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst);
  • het verzenden van een nieuwsbrief (gerechtvaardigd belang en/of toestemming);
  • wij analyseren jouw gedrag op de website om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren (gerechtvaardigd belang);
  • wij gebruiken beeldmateriaal voor promotionele doeleinden. Als jouw kind zichtbaar is op dit beeldmateriaal, gebruiken we dit alleen met jouw toestemming (toestemming);
  • wij verwerken ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor de Belastingdienst (noodzakelijk voor een wettelijke plicht);
  • om zorg te dragen voor een adequate administratie binnen het kindercentrum (noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting);
  • om de ontwikkeling van je kind te kunnen volgen (noodzakelijk voor een wettelijke plicht);
  • in voorkomende situaties verstrekken wij gegevens aan derden ten behoeve van externe audits, accountantscontroles, bedrijfstransacties (bijvoorbeeld bij het aangaan van een samenwerkingsverband) en het bevorderen van de veiligheid. Bij de uitvoering hiervan staat geheimhouding centraal. De gegevens worden niet aan derden verkocht voor bijvoorbeeld marketingdoeleinden.
     
Toestemming

Wij vragen expliciete toestemming aan ouders die (toekomstig) klant bij ons zijn voor:

  • Het verwerken van bijzondere persoonsgegevens van hun kind(eren).
  • Het gebruik van beeldmateriaal van hun kind(eren) ten behoeve van specifieke vormen van in- of externe communicatie.
  • Het bewaren en analyseren van persoonsgegevens om meer inzicht te krijgen in relevante marktinformatie waarmee we onze dienstverlening kunnen verbeteren.

We geven daarbij een toelichting op het doel en het gebruik van deze persoonsgegevens. Tevens worden de ouders gewezen op de mogelijkheid om te allen tijde de toestemming voor de verwerking in te trekken.
 

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij bieden een vertrouwde en veilige omgeving voor je kind en vinden het belangrijk dat de ontwikkeling gestimuleerd wordt. Hier is regelmatig overleg over. Wij verkopen je gegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze taken en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, de gemeente, scholen, etc.

Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:

  • een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van de kinderopvangtoeslag of ter verantwoording aan de gemeente voor de ontvangen subsidie voor voor- en vroegschoolse educatie);
  • indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
  • op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

Ook in enkele andere gevallen verstrekken wij jouw persoonsgegevens aan derden, maar dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming hiervoor.


Leveranciers

De leveranciers waarmee wij samenwerken vinden jouw privacy ook belangrijk. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ons kindplanprogramma (inclusief ouderapp en groepsapp), de websitebouwer of een fotograaf die foto’s maakt op de locatie.


Google Analytics

We hebben ook een verwerkersovereenkomst afgesloten met Google. Wij maken gebruik van Google Analytics om jouw gedrag op de website te analyseren om daarmee de website te verbeteren en het aanbod van producten en diensten af te stemmen op jouw voorkeuren. De gegevens die we in Google Analytics verzamelen worden geanonimiseerd en versleuteld. Het zogeheten ‘delen van gegevens’ met Google staat uit. Tot slot gebruiken wij de Analytics-cookies niet in combinatie met andere diensten van Google. Wil je niet dat deze analytische gegevens worden verzameld, maak dan gebruik van de Google Analytics Opt-out Browser Add-on.
 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens hebben gekregen of verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren. Voor administratieve (persoons)gegevens geldt bijvoorbeeld over het algemeen een bewaartermijn van zeven jaar. Heb je hier vragen over, dan kun je contact met ons opnemen via [email protected].  
 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens en die van je kind(eren) serieus. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De (persoons)gegevens die je invult en met ons deelt via onze website, worden versleuteld en zijn niet toegankelijk voor onbevoegden. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via [email protected].
 

Jouw rechten onder de AVG

Je hebt verschillende rechten onder de AVG:

  • Het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van jou of je kind verwerken.
  • Het recht persoonsgegevens die incorrect zijn en door ons verwerkt worden, te laten corrigeren.
  • Het recht om bepaalde persoonsgegevens te laten verwijderen in specifieke gevallen, zoals bijvoorbeeld als de verwerking gebaseerd is op toestemming of als de verwerking onrechtmatig is.
  • Het recht op beperking van verwerkingen. Bijvoorbeeld als de juistheid van de verwerking betwist wordt.
  • Het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking die gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang. De verwerkingen die gebaseerd zijn op een gerechtvaardigd belang, zijn opgenomen in deze privacyverklaring onder het kopje ‘Met welk doel wij persoonsgegevens verwerken’.
  • Het recht om toestemming in te trekken als de verwerking gebaseerd is op toestemming.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar [email protected].

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op jouw verzoek.

Let op: een wijziging in je NAW-gegevens dien je door te geven aan je locatiedirecteur.

Wij willen je er ook op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
 

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van ons) tussen zit.
 

Wijzigingen in het privacybeleid

Het is niet ondenkbaar dat ons privacy- en cookiebeleid in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. We raden je daarom ook aan om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd. Als deze wijzigingen zeer ingrijpend van aard zijn, zullen we ervoor zorgen dat ze op een duidelijke en opvallende manier gecommuniceerd worden. [Versie – 28 november 2023]

 

Privacyverklaring Stichting Xpect013 (onderwijs)

Stichting Xpect013 neemt privacy serieus. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd. Stichting Xpect013 (hierna: Xpect013) bestaat uit 26 scholen in Tilburg en omvat daarnaast een bestuurskantoor. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle scholen en het bestuurskantoor van Xpect013.
 

Privacybeleid 

Xpect013 verwerkt, beheert en beveiligt persoonlijke gegevens als verwerkingsverantwoordelijke met de grootste zorgvuldigheid. Wij bieden onze leerlingen een veilige leeromgeving en onze medewerkers een veilige werkplek. We voldoen daarbij aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en nationale wetgeving aan ons stelt. Een goede en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens binnen de school is een randvoorwaarde voor een veilige leeromgeving en een veilige werkplek. Binnen Xpect013 is, in lijn met de AVG, een informatiebeveiligings- en privacybeleid vastgesteld. Middels dit beleid zorgt Xpect013 ervoor dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt conform wetgeving en volgens de binnen de sector geldende normen op gebied van privacy- en gegevensbescherming.


Persoonsgegevens die wij verwerken

Xpect013 verwerkt persoonsgegevens van leerlingen, ouders van leerlingen, personeel en eventuele andere personen, zoals bezoekers. Een deel van die persoonsgegevens ontvangen wij rechtstreeks van de betrokkenen. Bijvoorbeeld de NAW-gegevens via het inschrijvingsformulier voor leerlingen. Een deel van de persoonsgegevens die wij verwerken verzamelen wij zelf, zoals voortgangsgegevens van leerlingen en gegevens over het functioneren van medewerkers. Verder ontvangen wij met uw toestemming soms ook persoonsgegevens van derden, zoals de kinderopvang of een voorgaande school.
 

De gegevens die wij verwerken van leerlingen en hun ouders / verzorgers

Wij vragen ouders bij aanmelding om persoonsgegevens in te vullen die zijn aangegeven op het inschrijfformulier voor leerlingen. Wij vragen in elk geval om de volgende (categorieën) persoonsgegevens: NAW-gegevens, land en school van herkomst, BSN of onderwijsnummer, huisarts, gegevens over voorschoolse educatie. Ouders kunnen ook aangeven of hun kind extra ondersteuning nodig heeft.
Aanvullend vragen wij van ouders hun NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, gegevens over de gezinssamenstelling, land van herkomst, burgerlijke staat, ouderlijk gezag.

Om onderwijs te kunnen verzorgen registreren wij gegevens over de schoolvorderingen van de kinderen, zoals toetsresultaten en voortgangsrapporten. Ook houden wij een verzuimregistratie bij. Wij stellen bij het verlaten van de school een onderwijskundig rapport op over de schoolvorderingen en leermogelijkheden van de leerling. Hierin staan gegevens over resultaten, ontwikkelingen en verzuim. Bij de overgang naar het voortgezet onderwijs stellen we een schooladvies op en leggen dit vast. Soms is het nodig om bijzondere persoonsgegevens te verwerken om kind optimaal te kunnen begeleiden, waaronder medische gegevens (zoals over dyslexie, ADHD of over een allergie). Wij kunnen ook persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om (digitale) leermiddelen aan te bieden. Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om een inlognaam en wachtwoord, een IP-adres, de groep waarin de leerling zit en het niveau. Verder kunnen wij persoonsgegevens van ouder en leerling verwerken die verband houden met uw contact met de school, bijvoorbeeld wanneer er vragen of klachten aan de school zijn gericht of ten aanzien van bepaalde taken die een ouder voor de school uitvoert. Wanneer er sprake is van een betaling aan de school, kunnen wij uw bankrekeningnummer verwerken (bijvoorbeeld de vrijwillige ouderbijdrage of overblijfgelden).
Gegevens die wij niet van de leerling (of ouder(s) en/of verzorger(s)) hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van de volgende derde partijen:

  • Eventuele voorgaande school van uw kind
  • Eventuele zorgverleners waaraan u toestemming heeft verleend om de school te informeren

 

De gegevens die wij van medewerkers verwerken 

Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres, BSN (of tijdelijk nummer), nationaliteit, bankrekeningnummer, kopie identiteitsbewijs. Gegevens met betrekking tot het huidige dienstverband en voorgaande dienstverbanden, opleidingen en kwalificaties, salaris en vergoedingen. Informatie met betrekking tot het functioneren, verlof en verzuim.
Gegevens die wij niet van de medewerker hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij ontvangen van derde partijen, zoals de arbodienst.

Van partners van medewerkers kunnen wij persoonsgegevens verwerken. Het betreft uitsluitend contactgegevens in geval van noodsituatie waarvoor de medewerker toestemming heeft gegeven (naam en telefoonnummer). 
 

Waarom wij persoonsgegevens gebruiken

Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren. Dit betekent dat wij persoonsgegevens van leerlingen gebruiken om de leerlingen onderwijs te geven en begeleiding te bieden. Persoonsgegevens van medewerkers gebruiken wij alleen met het oog op het naleven van de arbeidsovereenkomst. 

Wij gebruiken de persoonsgegevens van ouders en kinderen voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor u op een rij:

  • om uw kind in te schrijven op onze school, ten behoeve van de toelating en plaatsing van uw kind op onze school; 
  • voor het organiseren van onderwijs door de school, het geven van onderwijs en begeleiding aan leerlingen, het geven van adviezen over onderwijs op basis van vorderingen van leerlingen. Wij zijn in dit verband onder andere verplicht om bepaalde gegevens vast te leggen in een leerlingvolgsysteem;
  • om ouders op de hoogte te houden over de ontwikkeling van hun kind;
  • om (digitale) onderwijsmaterialen en leermiddelen aan te bieden;
  • ten behoeve van de overgang van leerlingen van onze school naar een andere onderwijsinstelling;
  • voor het berekenen, vastleggen en innen van de vrijwillige ouderbijdrage;
  • ten behoeve van interne en externe communicatie van en over de school, zoals de schoolgids of een nieuwsbrief;
  • ten behoeve van buitenschoolse activiteiten zoals schoolreisjes en ouder activiteiten;
  • ten behoeve van de samenwerking van de scholen binnen Xpect013;
  • om vragen te kunnen beantwoorden en eventuele klachten af te handelen indien deze door ouders worden ingediend;
  • om leerlingen een passende en veilige leeromgeving te bieden, zowel fysiek als digitaal;
  • om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op de school en/of op Xpect013 rusten, waaronder verplichtingen uit hoofde van de Wet op het Primair Onderwijs.

Wij gebruiken de persoonsgegevens van personeelsleden:

  • voor de uitvoering van het dienstverband en alles wat daaruit kan voortvloeien;
  • voor het uitbetalen van salarissen, onkostenvergoedingen en declaraties;
  • voor het voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op de school en/of op Xpect013 rusten, waaronder verplichtingen vanuit de fiscale wetgeving.

Xpect013 moet de verwerking van persoonsgegevens op een zogenaamde grondslag van de AVG kunnen baseren. De verwerking is altijd gebaseerd op een van de volgende juridische grondslagen:

  • Er is door betrokkene (bij kinderen: door de wettelijk vertegenwoordiger van betrokkene) toestemming verleent voor de verwerking van persoonsgegevens
  • De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is
  • De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting van Xpect013
  • De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van iemand anders te beschermen; bijvoorbeeld dringende gezondheidsredenen.
  • De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang
  • De verwerking is noodzakelijk voor de gerechtvaardigde belangen van Xpect013 of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die om bescherming vragen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer betrokkene een kind is.

Cameratoezicht

Op een aantal scholen is er sprake van cameratoezicht. Betrokkenen worden hierover geïnformeerd middels bordjes of stickers. Het belangrijkste doel van het cameratoezicht is toezicht houden op eigendommen en het voorkomen van schade door vandalisme en diefstal. Daarnaast draagt dit bij aan de veiligheid van leerlingen en medewerkers. Xpect013 heeft op basis van deze doelen een gerechtvaardigd belang bij het cameratoezicht. Camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard of, in geval van een incident; zolang de beelden van een incident nodig zijn voor de afwikkeling van dat incident. Door Xpect013 wordt een protocol cameratoezicht vastgesteld, waarin het cameratoezicht is geregeld.

Beveiligen

De school neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling.

Binnen Xpect013 en de scholen ervan zijn de volgende maatregelen geïmplementeerd:

  • er is passend beleid voor de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast;
  • de school maakt gebruik van een systeem van autorisatie zodat enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot persoonsgegevens;
  • systemen zijn beveiligd door middel van een passend beleid voor wachtwoorden dat aansluit bij de stand van de techniek;
  • maatregelen (bijvoorbeeld verwerkersovereenkomsten met leveranciers) zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig;
  • Er zijn maatregelen genomen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de onderwijsinstelling, bijvoorbeeld firewalls en het detecteren van hacks.

Er is een protocol waarin is vastgelegd hoe wordt gehandeld in geval van beveiligingsincidenten en datalekken.

Bewaren

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is op basis van wet- en regelgeving. Gegevens van leerlingen en personeel verwijderen wij doorgaans twee jaar na uitschrijving cq. uitdiensttreding, tenzij de school zich moet houden aan (een langere) bewaartermijn uit de wet.  
 
De meeste gegevens die door de school worden verwerkt, worden dus twee jaar nadat de leerling is uitgeschreven vernietigd. Andere termijnen gelden voor administratieve gegevens zoals verzuim- en afwezigheidsregistratie, in- en uitschrijving en het eerder genoemde onderwijskundig rapport (telkens 5 jaar.) 

Gegevens die de school verwerkt van personeelsleden worden in de regel twee jaar na uitdiensttreding van het personeelslid vernietigd. Andere termijnen gelden voor loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen (5 jaar) en voor gegevens over burgerlijke staat, afstand woon- werkverkeer, salarisadministratie en afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden (7 jaar). 

Deelt de school persoonsgegevens met derden?

Wij delen persoonsgegevens alleen met derden op basis van uw toestemming, als dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitoefening van een taak van algemeen belang. Dit doen wij alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring, meer in het bijzonder het verzorgen van onderwijs en het bewaken van de kwaliteit van het onderwijs. 

Overheidsinstanties

Wij kunnen de persoonsgegevens van de leerlingen delen met overheidsinstanties, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of in verband met een wettelijke verplichting. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om gegevens die wij verplicht zijn om te delen met bevoegde instanties, zoals de onderwijsinspectie of de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO). Ook moeten wij persoonsgegevens van de leerlingen met de nieuwe school delen wanneer hij of zij naar een andere school gaat. Deze gegevens zijn vastgelegd in het onderwijskundig rapport. Bij een vermoeden van huiselijk geweld kunnen wij een melding doen bij Veilig Thuis of een andere daartoe aangewezen en bevoegde instantie. Als er volgens de normen van de onderwijsinspectie te vaak sprake is van ongeoorloofd verzuim moet dit worden gemeld via het digitaal verzuimregister van DUO aan de leerplichtambtenaar en kunnen gegevens worden gedeeld die noodzakelijk zijn in het kader van de taak van de leerplichtambtenaar. De ontvangende overheidsinstantie is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en moet zich houden aan de toepasselijke privacy-verplichtingen.

Externe leveranciers

Met organisaties die persoonsgegevens verwerken in opdracht van de school worden afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens van leerlingen en ouders ook daar goed zijn beveiligd. De school maakt ook gebruik van clouddiensten waarbij gegevens op een server in het buitenland worden opgeslagen. Dit doen wij alleen als sprake is van een adequaat niveau van gegevensbescherming.  
Wij maken gebruik van een aantal diensten van externe leveranciers o.a. om het onderwijs ook digitaal mogelijk te maken. Xpect013 heeft bijvoorbeeld afspraken gemaakt met de leverancier van het leerlingadministratie- en leerlingvolgsysteem ParnasSys. Daarnaast maken wij gebruik van diverse digitale leermiddelen en van (andere) clouddiensten. Met al deze leveranciers zijn in zogenaamde verwerkersovereenkomsten afspraken gemaakt om ervoor de zorgen dat persoonsgegevens van leerlingen, ouders en medewerkers ook daar goed zijn beveiligd. D Wanneer wij persoonsgegevens delen met derden, zullen deze persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, tenzij hiervoor aanvullende afspraken zijn gemaakt met deze derden, of wanneer maatregelen zijn genomen die ervoor zorgen dat de privacy van leerlingen, ouders en medewerkers zijn gewaarborgd.

Overig

Wanneer ouders/verzorgers daarvoor toestemming hebben gegeven, kunnen wij de persoonsgegevens (bijv. school gerelateerde foto’s) van ouders en leerlingen delen met andere ouders en/of plaatsen op online communicatienetwerken (zoals communicatieapps of een Facebookpagina). Wij hebben geen zeggenschap over de verdere verwerking van de persoonsgegevens door derden die kennisnemen via genoemde communicatienetwerken.
 

Welke rechten heb ik als ouder?

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, eerder gegeven toestemming in te trekken en u heeft het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kunt u in voorkomende gevallen aan de school vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of om uw gegevens aan uzelf of aan een derde partij over te dragen.
Iedere betrokkene kan op basis van de wet bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van zijn of haar persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Deze rechten kunt u ook uitoefenen namens uw kind. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van de gegevens van uzelf of van uw kind of vragen dit gebruik te beperken. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunt u uw verzoek sturen aan het contactadres onderaan deze privacyverklaring. Geef daarbij duidelijk aan welke persoonsgegevens u wilt inzien, corrigeren of aanvullen.

Wij zullen u de gevraagde gegevens binnen 4 weken toesturen of de gevraagde correctie of verwijdering binnen 4 weken verwerken. Verzoeken kunnen echter niet worden gehonoreerd als dit in strijd zou zijn met wettelijke bepalingen of andere zwaarwegende belangen. Een voorbeeld hiervan is een verzoek om gegevens te verwijderen terwijl de school deze gegevens vanwege een wettelijke bewaartermijn beschikbaar moet houden. Als dat het geval is zullen wij u hierover informeren en daarbij motiveren waarom niet (geheel) aan uw verzoek kan worden voldaan. Ook dit doen we binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek. Wij rekenen in beginsel geen kosten voor de behandeling van uw verzoek. Een uitzondering kan worden gemaakt als wij menen dat invulling van het verzoek een onevenredige belasting met zich meebrengt. Dat kan bijvoorbeeld zijn als u in korte tijd meerdere informatieverzoeken indient zonder dat daarvoor een specifieke reden is. Of als u vraagt om extra kopieën van reeds aangeleverde informatie. 

Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten, heeft u vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens of heeft u een klacht over de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken? Dan kunt u contact opnemen met het privacyteam van Xpect013 via [email protected] of met de directeur van de school van uw kind(eren). U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via [email protected]. Mocht u er samen met ons onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u desgewenst een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens via (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens).  
 


Geautomatiseerde besluitvorming

 

Xpect013 maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waaraan rechtsgevolgen voor de betrokkenen zijn verbonden of de betrokkene in aanmerkelijke mate treft (dat wil zeggen: besluitvorming zonder menselijke tussenkomst met grote gevolgen voor de betrokkene zoals het automatisch afwijzen van sollicitanten).

Aanpassen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

De contactgegevens van Xpect013 i.v.m. deze privacyverklaring zijn:
Stichting Xpect013
Postbus 6028
5002 AA Tilburg
T: 013-4648230
E: [email protected]
I: www.xpect013.nl

Cookie­verklaring

Bij een bezoek aan onze website verwerken wij de volgende gegevens van alle bezoekers:

  • Locatiegegevens
  • Gegevens over jouw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaat type

Wil je niet dat deze analytische gegevens worden verzameld, maak dan gebruik van de Google Analytics Opt-out Browser Add-on.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Deze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Dit doen we om je beter te kunnen helpen in je zoektocht naar kinderopvang en de website te verbeteren.

We gebruiken verschillende soorten cookies.

Ten eerste de noodzakelijke cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Hier vallen ook de cookies onder die geanonimiseerd gegevens verzamelen over het gebruik van onze website en ons helpen de site te verbeteren. Wil je niet dat deze analytische gegevens worden verzameld, maak dan gebruik van de Google Analytics Opt-out Browser Add-on. Voorkeur-cookies helpen jouw voorkeursinstellingen (zoals voorkeurstaal, of cookievoorkeuren) te onthouden. En statistiek-cookies verzamelen ook geanonimiseerd gegevens over onze website. Dit is nooit privacy-gevoelig. Tot slot plaatsen we marketing-cookies, die jouw surfgedrag bijhouden. Ook cookies uit embedded content afkomstig van social media sites als bijvoorbeeld YouTube, Facebook en LinkedIn vallen onder deze categorie. Middels marketing-cookies kunnen wij je ook advertenties laten zien die op jou van toepassing zijn (remarketing), bijvoorbeeld op social media. Wil je onze locaties zien op een Google Maps kaart of een 360 graden tour van onze locaties zien? Ook dan moet je de marketing-cookies accepteren. Middels de tool Hotjar analyseren wij (anoniem) het gebruik van onze website zodat we de site kunnen verbeteren. Houd er rekening mee dat de website-ervaring mogelijk niet optimaal is, als je niet alle cookies accepteert.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het gebruik ervan.

Je kunt je ook afmelden voor cookies van alle websites door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat (ChromeInternet ExplorerFirefox en Safari). Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Als je deze cookies in je browser uitzet, kun je niet meer van alle functionaliteiten van onze website gebruik maken en embedded content kan niet meer getoond worden. Het kan daardoor gebeuren dat de beleving van de site tegenvalt.

Hieronder vind je een overzicht van alle cookies die op onze website worden gebruikt. De website werkt optimaal wanneer alle vakjes zijn aangevinkt. Je kunt je voorkeuren altijd nog wijzigen.

Wijzigingen in het cookiebeleid

 

Het is niet ondenkbaar dat ons privacy- en cookiebeleid in de nabije toekomst wordt uitgebreid of gewijzigd. We raden je daarom ook aan om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn doorgevoerd. Als deze wijzigingen zeer ingrijpend van aard zijn, zullen we ervoor zorgen dat ze op een duidelijke en opvallende manier gecommuniceerd worden. [Versie – 28 november 2023]